Het communicatieplan

In WIELS start elke nieuwe tentoonstelling steevast met het opstellen van een communicatieplan. Dat plan wordt vervolgens in detail overlopen met de kunstenaar en curatoren. Of het nu gaat om een grote retrospectieve of een kleine tentoonstelling met slechts één werk, een communicatieplan zal je altijd helpen om door de bomen het bos te zien.

Alvorens je aan je plan begint, denk je best eens na over wat je precies wil bereiken met de communicatie rond je tentoonstelling: is dit zoveel mogelijk mensen je tentoonstelling laten bezoeken? Wil je grotere naamsbekendheid door middel van deze tentoonstelling of wil je vooral kunstwerken verkopen tijdens de tentoonstelling? Afhankelijk van het antwoord op deze vraag, pas je alles in je plan aan naar de groep mensen die je wil aanspreken om dit doel te bereiken met de middelen die je hebt.

Content voor diverse kanalen voorbereiden

Vervolgens kan je starten met het voorbereiden van de content voor je diverse communicatiekanalen. Als kunstenaar kan je als geen ander een unieke inkijk geven in je eigen tentoonstelling. Zo kan je voor de tentoonstelling tonen hoe je kunstwerken tot stand kwamen, kan je “behind the scenes” van de opbouw tonen, anekdotes delen… Ook tijdens de tentoonstelling kan je bepaalde werken of thema’s belichten.

Een belangrijke tip: denk in dit stadium na hoe comfortabel je bent met jezelf als persoon in de schijnwerpers te zetten. Een persoonlijke benadering kan zeer goed werken, zeker op sociale media en bij pers, maar dit is wel iets waar je je comfortabel bij moet voelen.

Is dit niet het geval, communiceer hier dan duidelijk over naar iedereen die betrokken is bij de tentoonstelling, zodat zij hier ook vanaf het begin rekening mee kunnen houden en hun content helemaal kunnen afstemmen op de kunstwerken of de thema’s die aan bod komen in de tentoonstelling.

Communicatiekanalen

Afhankelijk van je doelstellingen, de aard van je tentoonstelling en je budget, kan je verschillende kanalen bespelen om je boodschap te verspreiden. Sociale media zijn niet meer weg te denken: vooral Instagram is een zeer belangrijk platform voor beeldende kunstenaars en kan echt functioneren als je persoonlijk visitekaartje. Facebook op zijn beurt is interessant voor de aankondiging van de vernissage en om je vrienden en netwerk uit te nodigen. Wil je specifiek jongeren warm maken voor je tentoonstelling? Overweeg dan om ook te communiceren op Tiktok… Er is geen kant-en-klaar advies dat hier breed toegepast kan worden; doe vooral waar jij je goed bij voelt. Koppel steeds terug naar je doelstelling en forceer het niet. Als je budget hebt, kan je ook betalende advertenties opmaken op maat van je doelgroep of een bepaalde (succesvolle) post “boosten” om je doelgroep te targeten en een groter bereik te realiseren.

Naast social media kan ook e-mailmarketing (een nieuwsbrief) een belangrijke tool vormen om je tentoonstelling aan te kondigen of je netwerk uit te nodigen op de opening en andere evenementen rond de tentoonstelling: werk gestaag aan een goede mailinglijst en overweeg manieren om deze lijst te laten groeien. Zo kan je bij je tentoonstelling bijvoorbeeld iedereen oproepen om zich in te schrijven voor de nieuwsbrief of je kan je mailinglijst doen groeien door een creatieve samenwerking aan te gaan met de tentoonstellingsplek.

Tenslotte kan je jezelf de vraag stellen of je wil (en kan) investeren in gedrukt promotie- en communicatiemateriaal. Bij WIELS is dit door de jaren heen sterk verminderd om ecologische en financiële redenen, maar voor sommige doelgroepen of promotiedoelstellingen is het nog steeds van groot belang.

Enkele tips hierbij zijn:

1. Vraag tijdig offertes aan voor productie en distributie, want de kosten kunnen snel hoger oplopen dan verwacht.
2. Maak op voorhand een realistisch distributieplan, zodat je een goede inschatting kan maken qua aantallen en niet met overschotten zit.
3. Ga voor kwaliteit in plaats van kwantiteit: denk aan een mooie uitnodiging of een kwalitatieve postkaart die mensen willen bijhouden.
4. Ook hier opnieuw is het van belang om steeds je doelgroep in het achterhoofd te houden: als je publiek eerder digitaal georiënteerd is, steek dan geen geld in een dure gedrukte bezoekersgids maar ontwerp en verspreid het in een handig digitaal formaat.

Voorbeeld van een tijdslijn van je communicatieplan

• Zodra je tentoonstelling bevestigd is en de data vastliggen kan je al starten met het nadenken over en het voorbereiden van de communicatie rond je tentoonstelling: het opmaken van je communicatieplan, het uitdenken van je doelstellingen, schrijven van de eerste teksten, verzamelen van eerste beelden, en het opmaken van je eerste communicatie-assets…
• Meer dan 3 maanden voor je tentoonstelling: aankondigingen van de tentoonstellingen bij partners, pers, stakeholders, externe agenda-websites…
• 2 à 3 maanden voor je tentoonstelling kan je starten met content te delen door je tentoonstellingstekst en aantrekkelijke beelden op de website te zetten, de ticketverkoop te lanceren, uitsturen van het persbericht, versturen van uitnodigingen voor de opening...
• 1 maand voor de opening: activatie van de content, delen van teasers, warm maken van de mogelijke bezoekers met een focus op het openingsevent.
• Tijdens de tentoonstelling: stuur geregeld updates op sociale media en in nieuwsbrieven. Licht bepaalde kunstwerken of thema’s uit.
• Na de tentoonstelling: tijd voor bedankingen van eventuele partners, (mede)kunstenaar(s), maar het is ook belangrijk om de communicatie rond je tentoonstelling goed te archiveren zoals het opslaan van kwalitatieve beelden van de tentoonstelling, eventuele catalogus of gids, gepubliceerde persartikelen etc. Dit archiefmateriaal kan dan weer bijdragen aan de communicatie van je toekomstige tentoonstellingen of publicaties, maar ook voor subsidiedossiers en/of portfolio’s.

Budget

Tenslotte is het van belang om op voorhand je beschikbare communicatie- en promotiebudget mee te nemen in je communicatieplan, zowel om achteraf niet voor verrassingen te staan alsook om je communicatiekanalen en content op realistische manier in te plannen en uit te werken. Meer daarover lees je hier.

(Promo)teksten schrijven

Kunstenaars zijn niet altijd even sterk in het schrijven van (wervende) teksten over hun eigen werk. Vindt je tentoonstelling plaats in een galerij of kunstencentrum? Laat dit dan over aan de galerist, communicatiemedewerker of curator. Organiseer je je expo helemaal zelf? Denk dan eens na of je niet iemand kent in je netwerk die een scherpe pen heeft die je kan vragen om een tekst te schrijven die je vervolgens kan nalezen en aanpassen voor verschillende doeleinden. Schrijf je liever zelf? Doe het dan op een persoonlijke manier en teken met je eigen naam, zonder al te veel zweverige of moeilijke woorden die je zelf ook niet begrijpt. En wees ook niet bang om AI-tools als Chat GPT of Deepl te gebruiken voor teksten of vertalingen.

Werk samen

Een tentoonstelling maken doe je nooit alleen: betrek je netwerk om mee te communiceren over de tentoonstelling. Spreek de tentoonstellingsplek, cultuurmedewerkers van je stad of gemeente, je school, mensen of lokale organisaties aan. Betrek zeker ook je vrienden en familie als ambassadeurs van je tentoonstelling.

Dit geldt ook voor de kanalen die je gebruikt: maak zeker gebruik van andere kanalen dan je eigen kanalen om de info en content over je tentoonstelling te verspreiden, bijvoorbeeld agenda’s of (gratis) promotieplekken van de stad waar de tentoonstelling plaatsvindt of de nieuwsbrief van de tentoonstellingsplek. Door in je social media je medekunstenaars, partners of organisaties te taggen, kunnen zij je content veel makkelijker delen en bereik je weer een nieuw publiek. Vraag hen ook om jou altijd te taggen of een bepaalde hashtag te gebruiken wanneer ze over jouw tentoonstelling posten.