Als je pers wilt contacteren is het belangrijk om dat op de juiste moment en op de juiste manier te doen. Je kan werken met een algemeen persbericht, een persoonlijke persuitnodiging en een persmap. Bedenk op voorhand goed wie je wil bereiken, aan welke media je jouw informatie wil bezorgen en wat je precies wil vertellen.

Een up-to-date persbestand

Zoek in je netwerk en online naar mensen van (cultuur-)redacties. Die vind je doorgaans terug op de websites van kranten, radiozenders en televisieprogramma’s. Hou die goed bij in een document waarin je ook kan aanduiden wie op jouw mails antwoordde in het verleden, wie interesse toonde... Vergeet zeker ook de lokale pers niet toe te voegen in je bestand. Journalisten van lokale pers zijn vaak heel enthousiast als er iets tofs in de buurt gebeurt en zullen sneller geneigd zijn om iets over jouw expo of evenement te schrijven. Probeer journalisten enkel via mail aan te schrijven. Als je toch een DM stuurt op Facebook of Instagram, vraag dan vooral of er een betere manier is om hen meer informatie te bezorgen. Zij kunnen dan aangeven hoe ze het liefste in contact komen.

Persbericht

Wil je nationale of lokale pers informeren over een evenement, dan kan je een persbericht sturen. In zo een bericht licht je jouw evenement of project helder en bondig toe. Datum, plaats, thema, bedoeling en andere praktische informatie zijn natuurlijk onontbeerlijk. Probeer je bericht tot maximum 1 à 2 pagina’s te beperken. Bedenk op voorhand wat de nieuwswaarde van je activiteit is: vindt het evenement voor de eerste keer plaats? Welke kunstenaars, curatoren werken mee en willen zij interviews geven? Vermeld ook zeker wie organiseert. Je stuurt het best enkele weken op voorhand je persbericht uit. Journalisten hebben het doorgaans heel druk en willen graag een hapklaar bericht dat ze zonder al te veel aanpassingen kunnen overnemen op hun kanalen. Hoe beter je persbericht geschreven is, hoe groter de kans dat ze er effectief iets mee zullen doen.

Persuitnodiging

Wil je journalisten en fotografen uitnodigen bij je activiteit, bezorg hen een persuitnodiging met alle praktische informatie. Geef duidelijk mee waar ze zich aan kunnen verwachten: krijgen ze toegang tot alle activiteiten? Mogen ze overal foto’s maken? Zijn er mensen die ze kunnen interviewen? Geef duidelijk je contactgegevens mee zodat geïnteresseerde pers je kan bereiken om een eventueel bezoek voor te bereiden. Een persuitnodiging verstuur je best ongeveer twee weken op voorhand. Maak deze uitnodiging ook persoonlijk, geef duidelijk aan waarom zij er specifiek bij moeten zijn. Stuur zeker geen generieke bulkmail naar heel je persbestand in bcc.

Persmap

Voor geïnteresseerde journalisten bereid je best een persmap voor. Waar je in een persbericht of persuitnodiging de informatie beperkt houdt en focust op de nieuwswaarde, kan je in een persmap een evenement wat diepgaander toelichten.

Wat kan er allemaal in een persmap?

• Programma en informatie over het thema
• Informatie over de deelnemers
• Informatie over de organisator
• Informatie over de locatie
• Praktische informatie (adres, openingsuren, plattegrond, contactgegevens organisator)
• Beeldmateriaal en een link waar je dit beeldmateriaal kan downloaden (geef duidelijk aan of er copyright moet worden vermeld)
• Vermelding van partners en sponsors
• Link naar website en sociale media
• Drukwerk (poster, flyer, …)

Maak je persmap ten laatste enkele dagen voor het evenement, en stuur ze via mail naar perscontacten van wie je weet dat ze geïnteresseerd zijn. Dat doe je best samen met een korte begeleidende mail. Geef ook duidelijk je contactgegevens mee. Zo moeten ze op de redactie niet de hele persmap uit te vlooien om te vinden wie ze kunnen contacteren.

Contact met de pers

Komen er journalisten of fotografen langs? Zorg dat je hen verwelkomt en wegwijs maakt. Hou er rekening mee dat journalisten jou misschien willen interviewen. Probeer op voorhand na te denken wat je wil zeggen aan een journalist, zo kom je niet voor al te grote verrassingen te staan. Vraag wanneer het stuk wordt gepubliceerd of uitgezonden en of je het vooraf kan inzien, zodat je zeker bent dat je akkoord kan gaan met de inhoud.